نظام آراستگی در محیط کار؛ کلید آرامش و انضباط

آراستگی محیط کار؛ به عنوان مکانی که روزانه ساعات زیادی از اوقاتمان را در آنجا سپری کرده و در آرامش، انضباط، روحیه، احوال و حتی خلق و خویمان تاثیر بسیاری دارد؛ دارای اهمیت ویژه ای است. بی شک محیط کار نابسامان و بهم ریخته می تواند باعث استرس در ما شود و یا بالعکس، آراستگی محیط کار می تواند نه تنها استرس را از ما  دور کرده، بلکه تولید انگیزه کرده و یا آن را بازتولید و تقویت کند. از این رو باید به محیط کار به عنوان فضایی مهم در زندگیمان که روزانه با آن مواجه هستیم توجه ویژه داشته باشیم. در این مقاله کوشیده ایم به این موضوع بپردازیم.

آیا شما شاغلید؟

محیط کار شما چگونه محیطی است؟

آیا شما در یک محیط آشفته و شلوغ کار می کنید؟

آیا تا به‌حال برای پیدا کردن مجموعه‌ا‌ی از اطلاعات یا اسناد مورد نیاز فوری، زمان و انرژی بیهوده صرف کرده‌اید؟

آیا هر روز از دیدن میز و دفتر کارتان که مملو از نامه، پرونده، یا وسایل و نوشت افزار و… بصورت پراکنده است، استرس می گیرید و یا کلافه می شوید؟

همه ما از تأثیر محیط کار بر روی عملکرد افراد آگاهی داریم. یک محیط آشفته و به هم ریخته موجب کاهش بهره‌وری، اتلاف وقت و حتی خستگی کارکنان می‌شود. داشتن نظم، انضباط و آراستگی محیط کار عاملی مهم برای افزایش بهره‌وری، انگیزش و ایمنی است، در حالی که اجرای آن نیاز به هزینه‌های زیادی هم ندارد؛ بنابراین اگر شما نیز دوست دارید تا از این پس در یک محیط آراسته و همراه با آرامش کار کرده و همچون افراد موفق، از کار و محیط کار خود لذت ببرید ؛ دقایقی با ما در «مدام پیشرفت» همراه باشید تا با بهره گیری از اصول طلایی نظام آراستگی محیط کار، با استرس و بی نظمی خداحافظی کرده و محیطی دلپذیر و همراه با آرامش ساخته و در کنار آن بهره وری تان را نیز بالا ببرید.

نظام آراستگی یا ۵S چیست؟

نخستین بار در سال ۱۹۸۵ ژاپنی‌ها شیوه‌ای نظام‌مند برای رعایت نظم و آراستگی در محیط‌های کاری تدوین کردند و آن را ۵S نامیدند. فردی بنام سوزوکی در کتاب کایزن عملی، فصلی را به اصول نظام آراستگی بعنوان مبنایی برای بهره وری و کایزن معرفی کرد. در آغاز، نظام آراستگی دارای ۳ بند بود که پس از آن به ۵ اصل تغییر یافت و نام ۵S را بخود گرفت.

شاید شعر مرحوم «مجتبی کاشانی» که پس از بازدید از ژاپن تحت تاثیر اجرای نظام آراستگی محیط کار (۵S ) قرار گرفته و فرهنگ ۵S را به کشورمان وارد کرده و بعنوان بنیانگذار ۵S ایران معروف شد، به صورت مختصر و مفید بهتر از هر متن و گفتار دیگری، کارکرد این نظام را توصیف نماید:

عبارت ۵S یا به عبارتی « پنج اس » براساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی ذیل انتخاب شده است که از آن می توان برای بهسازی و آراستگی محیط (تفاوتی نمی کند این محیط، محیط کار است یا محیط خانه) بهره برد ؛ این نظام کمک می کند همواره محیطی آراسته داشته باشیم.

ساماندهی(Seiri)  

نظم و ترتیب (Seiton)

نظافت(Seiso)  

استانداردسازی(Seiketsu)   

انضباط(Shitsuke)

در زبان انگلیسی هم از ۵ کلمه که با حرف S شروع می‌شوند، برای نامیدن این مراحل استفاده می‌شود.

ساماندهی (Sort)

نظم و ترتیب (Set In Order)

پاکیزگی (Sanitation)

استانداردسازی (Standardize)

انضباط (Sustain)

در جدول زیر شما می توانید بصورت کامل با واژه ها، مفاهیم و نتایج ۵S   آشنا شوید.

بنابراین ۵S سیستمی فکری و عملیاتی است که برای پیشگیری از اتلاف منابع، افزایش بهره‌وری و بالا بردن کیفیت از ۵ اصل وابسته به هم پیروی می‌کند. به عبارتی می توان گفت؛ هدف نظام آراستگی۵S این است که پس از اجرا و استقرار آن در منزل یا محل کار چشم بسته و بدون اتلاف وقت، چیزی که به دنبال آن هستید را پیدا کنید. به همین سادگی!

مزایای پیاده سازی ۵S

مهمترین مزایای پیاده سازی آراستگی محیط (۵S) عبارتند از:

1. آراسته شدن محیط (اگر محیط کار آراسته و منظم باشد، کارکنان انگیزه بیشتری برای فعالیت دارند و این مطلب منجر به افزایش بهره‌وری خواهد شد.)
2. لذت بخش شدن محیط کار (اگر محیط کار آراسته و منظم باشد، کارکنان با اشتیاق بیشتری از خواب برخاسته و در محیط کار حاضر می‌شوند.)
3. افزایش کارآیی (چنانچه هر چیزی در جای مناسب قرارداشته و در دسترس باشد، انجام کارها آسانتر و نتایج آن لذت‌بخش‌تر است. آیا زمانی که کارکنان اسناد یا اطلاعات و یا شئ مورد نیاز خود را نمی‌یابند، احساس یأس و سرخوردگی نمی‌کنند؟ آیا وقت آنها و همکارانشان تلف نمی‌شود تا با گشتن در اطراف خود آنها را بیابند.)
4. ایجاد ایمنی و سلامتی (محیط کاری مرتب و تمیز که درآن هر چیزی در جای مناسب خود قرار داشته و دستورالعملهای لازم در دسترس باشد، محیط کاری امن‌تری برای کار خواهد بود. همچنین رفع آلودگی ها به حفظ سلامتی کارکنان کمک نموده و با اصلاح مسایلی نظیر گرما، سرما و تهویه محیط کار بیش از پیش مطلوب و آرام‌بخش خواهد شد.)
5. صرفه جویی ( کاهش اسراف در مواد، وسایل، فضا و زمان منجر به صرفه‌جویی شده که به نفع مؤسسه خواهد بود.)
6. ایجاد یک نظم فراگیر
7. زمینه سازی برقراری انضباط سازمانی
8. کاهش ابهام در کار
9. زیباسازی محیط کار
10. بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگی های آن
11. ایمن شدن محیط کار و کاهش حوادث و بیماری های کاری
12. آسان شدن و کم زحمت شدن انجام کار
13. دسترسی آسان تر و راحت تر به اسناد، قطعات، ابزار و سایر لوازم مورد نیاز و جلوگیری از گم شدن آن ها
14. کاهش اشتباهات و دوباره کاری ها
15. افزایش روحیه کارکنان
16. بهبود روابط کارکنان
17. کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار
18. فراهم شدن شرایط لذت بردن از کار
19. کاهش خرابی ماشین آلات
20. تثبیت و بهبود کیفیت
21. افزایش راندمان و کارایی
22. کاهش زمان انجام کارها
23. کاهش وابستگی امور به اشخاص و امکان ایجاد گردش شغلی در سازمان
24. کاهش ضایعات ناشی از نابسامانی و در هم ریختگی
25. جلوگیری از ضایع و فاسد شدن مواد فاسد شدنی
26. جلوگیری از استفاده اشتباه ونابجا از فرمها،مواد، قطعات و ابزارهای نسبتا مشابه
27. افزایش طول عمر ابزار و ماشین آلات
28. نهادینه شدن فرهنگ بهره وری
29. تشخص بخشی (شخصیت دادن) به کارکنان
30. جلب نظر مشتریان
31. افزایش تعلق سازمانی
32. زمینه سازی فرهنگ خود انضباطی
33. کاهش استعفاء و ترک سازمان
34. کاهش استرس
35. افزایش جذابیت محیط کار

اصول نظام آراستگی محیط کار ۵S

اصل اول : ساماندهی ( (Seiriدر ژاپنی و  (Sort)در انگلیسی

تفکیک ضروری از غیر ضروری

در S اول از نظام آراستگی محیط کار (۵S) با عنوان ساماندهی ابتدا بایستی مشخص کنیم چه اقلامی در اختیار ما یا واحد ماست. پس از لیست کردن کلیه اقلام باید مشخص کنیم کدام اقلام برای استفاده، ضروری و کدامیک غیرضروری است.

مسلم است که وقتی در محیط کارمان اقلام غیرضروری فراوانی وجود دارد، فضای مفید در اختیار ما بسیار کمتر شده، منابع سازمان بلااستفاده مانده، زمان جستجوی اقلام بیشتر شده و در نتیجه بهره وری کمتری در کار خواهیم داشت. البته قبل از این انتخاب باید معیارهایمان برای تعیین اقلام ضروری و غیرضروری مشخص شده باشد و متناسب با اولویت ها، میزان استفاده و سطح دسترسی آن را مشخص کنیم.

پس از تفکیک اقلام ضروری و غیرضروری از هم، می توان جهت تعیین تکلیف اقلام غیرضروری چهار حالت زیر را مدنظر قرار داد:

• اقلامی که مورد نیاز ما و هیچ یک از واحدهای سازمانی نیستند و بایستی آن را کنار بگذاریم.
• اقلامی که مورد نیاز واحد ما نیستند، اما مورد استفاده واحدهای دیگر قرار می گیرند و بایستی در اختیار آنها قرار گیرد.
• اقلامی که مورد نیاز واحد ماست، اما لازم است برای استفاده مجدد آن را تعمیر یا تعویض نمود.
• اقلامی که مورد استفاده هیچکدام از واحدها نیست، اما می توان آنها را فروخت.

اقلام ضروری را نیز می توان به چهار حالت زیر تقسیم بندی کرد:

• اقلامی که هر روز و هر ساعت استفاده می شوند را در نزدیکترین جا روی میز یا داخل کشو نگهداری کرده یا حتی آن را در صورت امکان با خود حمل کنیم.
• اقلامی که هر هفته یک یا چند بار از آنها استفاده می کنیم را داخل کشوی میز کار یا نزدیکترین قفسه نگهداری کنیم.
• اقلامی که به صورت ۶ ماهه یا سالانه از آنها استفاده می کنیم را در دورترین جای اتاق یا انبار نگهداری کنیم.
• اقلامی که مورد استفاده قرار نمی گیرند ولی باید در سازمان نگهداری شوند را در اتاق بایگانی راکد قرار داده و آن را با برچسب قابل شناسایی کنیم.

اصل دوم : نظم و ترتیب(Seiton) در ژاپنی و  (Set In Order)در انگلیسی

مرتب کردن و مشخص کردن مکان هر وسیله ای

در S دوم نظام آراستگی محیط کار (۵S  ) بعد از اینکه اقلام ضروری را مشخص کردیم، باید بهترین و مناسب ترین مکان برای هر کدام از اقلام ضروری را با توجه به میزان استفاده ای که از اقلام می کنیم، مشخص کنیم به نحوی که وقتی اراده کردیم از محصول مورد نظر استفاده کنیم، ظرف حداکثر ۳۰ ثانیه آن را فراخوان کرده و مورد استفاده قرار دهیم. برای اینکه جای اشیاء مختلف را فراموش نکنیم، بهتر است فهرستی از اشیاء و محل نگهداری آنها تهیه کنیم و با استفاده از برچسب، اشیاء نگهداری شده در یک محل خاص را مشخص نمائیم.

در این مرحله باید نحوه استقرار و چیدمان هر واحد، بخش، اتاق، فرد، میز، کمد، کشو، زونکن‌ها و نامه ها مشخص شود و اقلام پس از استفاده در محل تعیین شده قبلی خود قرار گیرند.

از جمله کارهایی که در Sدوم یا نظم و ترتیب انجام می گیرد عبارتند از:

•  بر روی زونکن ها لیبل های هم اندازه و متحد الشکل قرار داده شود.
•  در ورودی ساختمان و هر طبقه تابلو اعلانات نصب گردد.اسامی و سمت افراد و کارکنان با استفاده لیبل های روی میزی مشخص شده و معرفی گردد.
• کد و نام هر اتاق به صورت تابلو راهنما تهیه شده و در ورودی آن نصب شود.
• سیم های کامپیوتر و برق به وسیله داکت، بست و لوله خرطومی مهار شوند تا ضمن آراستگی از خرابی آن نیز جلوگیری شود.
•  لیبل ورودی، خروجی و در دست اقدام در هر طبق از کازیه ها نصب شود.
•  از زونکن ایستاده برای مدارک دم دستی پرکاربرد استفاده شود.
•  ساعت دیواری یا عکس های متحد الشکل تولید شده و در واحدهای مختلف توزیع شود.
•  از نصب هرگونه برگه یادداشت بر روی دیوار، میز و مانیتور جلوگیری شود.
•  زیر شیشه میز افراد هیچ برگه و کارت ویزیتی نباشد.

• از نرم افزارهای مختلف بایگانی مدارک و اسناد می توان استفاده کرد.
  • محل استقرار خودروها مشخص و در صورت نیاز خط کشی شود.
  • در پایان روز کاری، میز کار به تمیزترین حالت ممکن بازگردانده شود.

اصل سوم : پاکیزه سازی (Seiso) در ژاپنی و  (Sanitation)در انگلیسی

تمیز کاری و نگهداری محیط به صورت همواره تمیز

در S سوم نظام آراستگی محیط کار (۵S  ) بنایمان بر این اصل استوار است که با تدوین برنامه ای برای پاکیزه سازی، مسئولین پاکیزه نمودن و پاکیزه نگاه داشتن تمام نقاط سازمان یا منزل خود را مشخص کرده و با تهیه و استفاده از چک لیست، فرآیند پاکیزه سازی را پایش و کنترل کنیم و اجازه کثیفی و ناآراستگی مجدد را به محیط خود ندهیم و درواقع عملی پیشگیرانه را انجام دهیم. در صورت مشاهده هرگونه منابع آلودگی اعم از آلودگی های محیطی یا صوتی نیز علل آن را جستجو کرده و حذف یا کنترل نماییم.

از جمله کارهایی که در Sسوم یا پاکیزه سازی انجام می گیرد عبارتند از:
•  تهیه لوازم بهداشت فردی و عمومی برای کارکنان.
•  تدوین برنامه بازدید مستمر ۵S  توسط مدیریت ارشد سازمان و ابلاغ آن به کارکنان.
•  شناسایی و رفع خرابی ها، نشتی ها و فرسایش محیط بخصوص درب، دیوار، سقف، کف، شیرآلات و …
•  شناسایی و حذف یا کنترل منابع آلودگی صوتی (سروصداهای محیطی اعم از موسیقی های بلند، بلند حرف زدن با یکدیگر یا تلفن و …).
•  شناسایی و حذف یا کنترل منابع آلودگی فیزیکی (گرد و خاک، آلودگی های پرینتر، دستگاه های تکثیر و دستگاه های مشابه، نشت روغن، استفاده از تهویه نامطلوب و …).

• مشخص کردن محل جمع آوری کاغذهای باطله برای جداسازی این کاغذها از زباله های دیگر.

اصل چهارم : استانداردسازی (Seiketsu) در ژاپنی و  (Standardize)در انگلیسی

تدوین دستورالعمل ها و استانداردها برای حفظ و تداوم آراستگی

در S چهارم نظام آراستگی محیط کار (۵S  ) به معنی استانداردسازی، به دنبال آن هستیم تا با نوشتن دستورالعمل ها و ایجاد فرم های مختلف، اقدامات انجام شده در سه S اول ( Seiri ، Seiton و Seiso ) را به نحوی مدون و استاندارد کنیم تا از بازنگشتن به حالت قبل از استقرار نظام آراستگی محیط کار (۵S  ) اطمینان حاصل نماییم تا هر کس به سلیقه و شیوه خود یا درکی که از این نظام دارد، کارها را انجام ندهد و با معیارها و شاخص های خود آن را نسنجد.

از جمله اقدامات دیگری که در S چهارم بایستی انجام گیرد:
•  تهیه چک لیست های ممیزی منتج از دستورالعمل های هر یک از S ها
•  انجام ممیزی های دوره ای مستمر برای کشف عدم انطباق های سازمان با فرامین نظام آراستگی محیط کار(۵S  )  جهت بهبود اجرای این سیستم و اعلام نتایج ممیزی به کلیه سطوح سازمان.
•  تعیین معیارهای شفاف و دقیق از نتایج (۵S) در ارزیابی عملکرد کارکنان.
•  انواع تابلوگذاری و استفاده از علائم و نشانه ها در ساختمان (اعم از علائم ایمنی، اطفاء حریق و …).

اصل پنجم : انضباط ( (Shitsuke در ژاپنی و  (Sustain)در انگلیسی

فرهنگ سازی برای انجام عادت افراد به انجام صحیح کارها 

S پنجم نظام آراستگی محیط کار (۵S  ) به دنبال ایجاد انضباط از طریق ترغیب و عادت دادن کارکنان به آراستگی مستمر و انجام کارهای صحیح است.

برای ساخت چنین عادتی، بدیهی است نیاز به جلب مشارکت کلیه کارکنان و برگزاری آموزش های فراوان به شیوه های متنوع (همچون انتشار فیلم ها و جزوه های کمک آموزشی، برگزاری کارگاه های آموزشی مختلف و …) در سازمان می باشد تا با خود انضباطی، پیروی از مقررات و دستورالعمل های تدوین شده، عمل برحسب ۳ اس اول (  Seiri، Seiton  و Seiso  ) به کاری عادتی و تکرارشونده در سازمان بدل گردد و زمینه برای پیاده سازی استانداردهای دیگر مهیاتر گردد.

بدیهی است ایجاد مشوق های لازم برای افزایش مشارکت کارکنان در راستای ایجاد فرهنگ خود انضباطی بسیار موثر بوده و سبب تسریع در اجرای موفق نظام آراستگی محیط کار (۵S  ) خواهد شد.

منابع

–         چگونه با انجام اصول نظام آراستگی محیط کار (۵S  ) زندگی منظم تر و کم استرس تری داشته باشیم؟. سید علی باقرپور.

–         آراستگی محیط کار بر پایه اصول ۵S  . سید محمد بنی هاشم.

–         نظام آراستگی محیط کار (۵S  ) چیست؟. ایران آکادمی.

–         نظام آراستگی محیط کار (۵S  ) چیست و چه فوایدی دارد؟. سایت http://5s5s.ir/