کاهش استرس و افزایش بهره وری با مدیریت زمان

کاهش استرس و افزایش بهره وری از دغدغه های همه سازمان ها و کسب و کارهای امروزی است. از طرفی به نظر می رسد عامل « زمان » و بخصوص محدودیت  همیشگی آن بر استرس موجود افزوده و بهره وری را می کاهد. در این راستا بهره گیری از مدیریت زمان و تکنیک های موثر آن عامل موثری است چرا که ما را همواره در استفاده هر چه بهینه از زمان سوق می دهد تا بتوانیم بر استرس ایجاد شده در محیط کار فائق آمده و بهره وری را افزایش دهیم.

وقت طلاست! همه این ضرب‌المثل قدیمی را شنیده ایم؛ ولی مهارت یکسانی در بکارگیری از این طلای ناب در انجام فعالیت هایمان نداریم. امروزه استفاده مؤثر و اثربخش از زمان، ضرورتی اجتناب ناپذیر برای موفقیت در عرصه کار و زندگی است. آیا تا به حال برایتان پیش‌ آمده که:

• با حجم انبوهی از کارهایی که باید انجام دهید مواجه شوید؟
• یا وقتی به خودتان بیایید که مهلت انجام بسیاری از کارها تمام شده و با تأخیر مواجه شده‌اند؟
• یا گاهی انجام دادن بعضی فعالیت‌های مهم را فراموش کرده و با استرس مواجه شده اید؟

اگر شما نیز جزو افرادی هستید که احساس می کنید کارهایتان زیاد ولی وقت تان کم است یا احساس می کنید با وجود تلاش و کوشش بسیار، موفق به انجام تمام کارهایتان نشده و به طور مرتب از کارهایتان عقب می افتید یا ممکن است عقب افتادن کارها، سبب استرس دایمی شما و در نهایت احساس کاهش کارایی در محیط کارتان شود؛ خواندن این مقاله را به شما توصیه می کنیم تا با بهره گیری از تکنیک های مدیریت زمان، تجربه پیشرفت نامحدود را زندگی کنید.

بر اساس فرهنگ لغت آکسفورد، استرس، نیرو یا فشاری است که می تواند موجب اختلال و از هم گسیختگی موازنه و تعادل سیستم یا ارگانیسم گردد. یافته های بالینی نشان می دهد فشار روانی ناشی از رویدادهای روزمره زندگی به تدریج فعالیت سیستم های مختلف بدن را تحت تاثیر قرار داده و عملکرد آنها را تضعیف و مختل میسازد و یا با تضعیف سیستم ایمنی، استعداد ابتلا به بیماری های روانی و جسمی را افزایش می دهد. استرس بالا قادر است موجب کاهش سطح سلامتی و رفاه افراد گردد. اعمال مدیریت زمان باعث می شود تا آگاهی افراد از زمان در دسترس افزایش یافته و آنان وظایف خود را به صورت برنامه ریزی شده و بطور موثرتری انجام دهند و از این طریق حداکثر بهره وری را بدست آورده و در محیط کار بیش از پیش موفق باشند. استفاده عاقلانه از زمان برای کسب موفقیت در همه جنبه های زندگی به مدیریت زمان اشاره دارد. مدیریت زمان نه تنها به افراد کمک می کند تا بیشترین استفاده از زمان را ببرند بلکه تکمیل موفقیت آمیز کارها در مهلت مقرر آنها را تضمین کرده و روی سلامت روانی افراد اثر گذاشته، در نتیجه  استرس و فشارهای روانی ناشی از کار را کاهش و بهره وری آنان را افزایش می دهد.

برای مطالعه بیشتر درباره استرس، دو مقاله زیر را پیشنهاد می کنیم:

مدیریت زمان در محیط کار به این معنی نیست که کارکنان باید بیشتر کار کنند بلکه به این معنی است که کارکنان باید به طور مؤثر و در راستای اهداف سازمان کار کنند. بدین معنی که با مدیریت زمان در محیط کار و سازمان‌دهی و برنامه‌ ریزی برای زمان، می‌توان کار بیشتری را در زمان کمتری انجام داده و پروژه ها و فعالیت‌ها را بدون کوچکترین استرس و فشار روانی به موقع به اتمام رساند.

زمان، ارزشمندترین منبعی است که هر فردی در اختیار دارد، منبعی مفید و در عین حال در دسترس. استفاده عاقلانه و منطقی از زمان و مدیریت آن برای کسب موفقیت در همه جنبه های زندگی از جمله کار، اهمیت ویژه ای می یابد. برایان تریسی نویسنده کتاب « قورباغه را قورت بده » می گوید: مدیریت زمان را می توان هنری تلقی کرد که به کمک آن می شود زندگی بی نظیری ساخت، سرشار از موفقیت های  والا و احساس فوق العاده رضایت از پیشرفت. مدیریت زمان برای برخورداری از حداکثر سلامتی و بهره‌وری شخصی حیاتی است. میزان کنترلی که بر زمان و زندگی خود دارید، شاخصی مهم از میزان آرامش درونی، هماهنگی و سلامت ذهنی شما است. احساس عدم توانایی در کنترل زمان منبع اصلی استرس، نگرانی و افسردگی است. در ادامه به راهکارهایی ساده اما کاربردی برای مدیریت زمان در محل کار اشاره خواهیم کرد که می توانند علاوه بر کاهش استرس و فشار روانی، منجر به افزایش بهره وری و رضایت شغلی شما گردد:

منظم باشید

محیط کار باید تمیز و مرتب باشد. در صورتی که فایلهای مهم به صورت منظم نگهداری شود، می توانید آنها را بلافاصله پیدا کرده و زمان برای جستجوی غیرضروری و اتلاف وقت را به حداقل برسانید.

می توانید اسناد مهم یا مرتبط را نیز در کنار هم نگهداری کنید.

انبوهی از فایلها و کاغذها را روی میز خود نگه ندارید و هرچیزی که لازم نیست، دور بیندازید.

می توانید از ابزارهای برنامه ریزی مثل تقویم، نرم افزارهای رایانه ای یا اپلیکشن های موبایلی مفید نیز استفاده کنید.

لیستی از کل فعالیت‌های روزانه تان تهیه کنید

برنامه ریزی کلید اصلی مدیریت در اجرای هر پروژه ای است. یکی از روش‌های برنامه‌ ریزی مؤثر: شناسایی تمام فعالیت‌هایی است که برای اتمام یک‌ پروژه باید انجام شود.

برای این‌کار باید برنامه کاری یا یک «لیست کارها» که باید انجام شوند(To Do List) ، برای کارهای روزانه خود تهیه کنید.

این لیست شامل تمام کارهایی است که شما باید انجام دهید و در مرحله بعد اولویت بندی خواهید کرد. با این لیست: شما مطمئن می‌شوید که تمام فعالیت‌هایی که باید انجام دهید را در یک‌جا نوشته‌اید وهیچ فعالیتی را فراموش نکرده‌اید.

فعالیت هایتان را اولویت بندی کنید

ابتدا تمام فعالیتهایی که باید در طول روز انجام دهید را نوشته و سپس اهمیت و فوریت آنها را نیز تعیین کنید. برایان تریسی می گوید شما همه چیز را با هم نخواهید داشت؛ هیچوقت پول کافی، زمان کافی و منابع کافی همزمان وجود ندارند؛ بنابراین یک مدیر موفق باید یاد بگیرد اولویت بندی کند؛ و در بهترین شرایط، بهترین تصمیمات ممکن را بگیرد. در اینجا ماتریس اهمیت و فوریت (این ماتریس را استفان کاوی در کتاب ۷ عادت مردمان موثر بیان کرده است و البته توسط آیزنهاور یکی از روسای جمهور آمریکا هم بیان شده است) می تواند کمک خوبی برای شما باشد. برای این کار نیاز است ابتدا به ۲ سوال اساسی پاسخ دهید:

۱-این کار چقدر اهمیت دارد؟ (Importance)

کارهای مهم، اغلب به  اهداف ما مربوط هستند. کارها و فعالیت‌هایی که انجام آن‌ها ما را به هدف‌هایمان نزدیک می‌کند و بی‌توجهی به آن‌ها می‌تواند مشکلاتی جدی و عمیق، با اثراتی نسبتاً طولانی برایمان ایجاد کند.

۲-این کار چقدر فوریت دارد؟ (Urgency)

این کار یا فعالیت، تا چه حد نیازمند توجه در همین لحظه است؟

آیا اگر همین لحظه (یا در همین لحظات و ساعت‌های پیش رو) به آن توجه نکنم، دردسرساز می‌شود و تبعات بدی برایم خواهد داشت؟

آیا مهلت زمان کاملاً قطعی و مشخصی برای این کار وجود دارد که الان هم به آن نزدیک شده‌ام؟

آیا اگر این کار را در این لحظه انجام ندهم، فرصت انجام آن را به‌کلی از دست می‌دهم؟

کارهای مهم و فوری: این کارها را فوراً انجام دهید.

این کارها، بیشترین اولویت را دارند و باید سریع انجام شوند. به عبارت دیگر، از منظر مدیریت منابع، باید منابع خود را پیش از هر چیز، به این کارها تخصیص دهید.

کارهای مهمِ غیرفوری: تصمیم بگیرید که چه زمانی این کارها را انجام دهید.

اغلب کارهایی که در زندگی ما ارزش واقعی و ماندگار ایجاد می‌کنند، در این دسته قرار می‌گیرند. عدم انجام کارهای مهمِ غیرفوری، هیچ‌کدام در این لحظه‌ی مشخص، به شما آسیب نمی‌رسانند اما در بلندمدت، فرصت‌های زیادی را از شما گرفته و ممکن است بحران‌های متعددی را برایتان ایجاد کنند.

به همین علت، بلافاصله پس از کارهای مهم و فوری (که باید به تدریج، کم و کمتر شوند) برای کارهای مهمِ غیرفوری وقت بگذارید.

کارهای غیرِ مهم اما فوری: در صورت امکان این وظایف را تفویض کنید.

دو مورد از بهترین برخوردها با چنین کارهایی، تفویض و زمان‌بندی مجدد است. اگر بتوانید این کارها را به افراد دیگری واگذار کنید، یا این‌که زمان‌شان را جابجا کنید، فرصت بیشتری برای کارهای مهم ایجاد خواهد شد.

کارهای غیر مهم و غیرفوری: این موارد را کنار گذاشته و بعداً انجام دهید.

چک کردن پست‌ها و استوری‌های اینستاگرام، پیگیری اخبار در زمینه‌هایی که تأثیر مستقیم روی زندگی امروز و تصمیم‌های فردای ما ندارند، وقت گذاشتن در شبکه های اجتماعی مجازی و به طور کلی، بخش قابل توجهی از حضور آنلاین ما، در این دسته قرار می‌گیرند. این موارد را فعلاً کنار گذاشته و بعداً انجام دهید.

اینک لیست فعالیت های خود را اولویت بندی کنید. کارهای مهم در ابتدای لیست و کارهای با اهمیت کمتر در انتهای لیست قرار می‌گیرند.

با اولویت‌بندی فعالیت‌ها:

شما می‌توانید تعیین کنید که کدام فعالیت‌ها نیازمند اقدام سریع هستند و انجام کدام فعالیت‌ها را می‌توان به تعویق انداخت.

کارهای اولویت بالا بایستی فورا مورد توجه قرار گیرد. روز خود را با کاری شروع نکنید که به توجه فوری شما نیاز ندارد. کارهای تکمیل شده را از لیست کارها خط بزنید. این کار باعث احساس آرامش، خرسندی و رضایت از خود می شود. هر کارمندی باید تفاوت بین کارهای اولویت بالا و پایین را درک کند و همچنین کارهای مهم و کارهای فوری را تشخیص دهد.

مدت زمان لازم برای انجام هر کار را تخمین بزنید

بعد از اینکه فعالیت‌ها و اولویت آن‌ها مشخص شد، وقت آن می‌رسد که تخمین زده شود که تکمیل هر فعالیتی چقدر طول می‌کشد. مطمئن شوید که تمام محدودیت‌ها و عوامل دیگر را در برآوردهایتان در نظر گرفته‌اید.

واقع بین باشید

برنامه کاری خود را متناسب با توان خود و به طور واقع بینانه ای تنظیم کنید. چیدن برنامه سنگین و غیرواقع بینانه، علاوه بر این که انرژی شما را کاهش می دهد، در صورت انجام نشدن، شما را مأیوس و دلزده خواهد کرد.

از سوی دیگر، تنظیم برنامه ای سبک که کمتر از میزان توانمندی شما باشد، سبب می شود بسیاری از فعالیت هایی که توان انجام آن ها را دارید، بر زمین بماند و نارضایتی مسئول مافوق و حتی خودتان را به همراه داشته باشد.

زمان واقعی را ثبت کنید

اگر از شما سوال شود در طی روز چقدر زمان صرف فعالیت‌هایی می‌کنید که هیچ کمکی به موفقیت در کارتان نمی‌کند ممکن است در ابتدا پاسخ دهید: «زیاد نیست». اما اگر شما تمام فعالیت‌هایتان در طی روز را ثبت کنید، از دیدن این مدت زمان متعجب خواهید شد.

با ثبت زمان فعالیت‌های روزانه، بعد از چند روز شما می‌توانید تصویر دقیقی از اینکه در طی روز چه کارهایی می‌کنید و زمانتان صرف چه چیزهایی می‌شود را در اختیار داشته باشید. حال می‌توانید فعالیت‌های بی‌ارزش را کاهش دهید و یا آن‌ها را حذف کنید.

از سارقان زمان دور شوید

در هر محیط کاری انجام برخی امور وقت شما را سرقت می کند: وب گردی، استفاده زیاد از تلفن همراه و شبکه های اجتماعی، طولانی شدن تماس های تلفنی کاری و… علاوه بر این که میزان زیادی از وقت مفید شما را از بین خواهد برد، وجهه نامناسبی از شما در نزد دیگران خواهد ساخت؛ بنابراین لازم است تا از آنها فاصله بگیرید.

وقت شناس باشید

وقت شناسی به شما کمک می کند وظایف کامل را زودتر از مهلت مقرر کامل کنید. اطمینان حاصل کنید که در دفتر و میز کارتان و یا جلسه کاری، چند دقیقه قبل از زمان واقعی ( زمان شروع ) حضور دارید. برای تکمیل وظایفِ به موقع سخت تلاش کرده و تکالیف را معلق و منتظر لحظه آخر نگذارید.

مالک کار باشید

اگر شما جزو افرادی هستید که فقط زمانی که مدیرتان بر شما نظارت می کند کار می کنید، تمرین کنید برای خود کار کنید. تعهد کاری واقعی از درون فرد آغاز می شود؛ بنابراین اگر خود را مسئول و متعهد به کاری بدانید، قطعاً زمان خود را بهتر مدیریت کرده و خطا و اشتباه کمتری در کار مرتکب می شوید.

از حواشی اجتناب و بر کار خود متمرکز شوید

کمی بیشتر بر کار خود تمرکز کنید. یکی از مواردی که در مدیریت زمان بیشتر نادیده گرفته می شود، اجتناب از صحبت های غیرضروری است. اگر چه ارتباط اثربخش با همکاران و مافوق لازم است اما اجازه ندهید صحبت های خارج از موضوع، پرداختن به حواشی، انتقادهای بی اثر و مکرر و گپ های طولانی با همکاران، وقت مفید شما را بیهوده تلف کند.

گاهی «نه» بگویید

شما نمی توانید هم به همه کمک کنید و هم کارهای خودتان را سر وقت تمام کنید؛ بنابراین هر پیشنهادی را قبول نکرده و بلافاصله جواب مثبت ندهید. گاهی لازم است «نه» بگویید؛ قدرت «نه» گفتن داشته و تمرین کنید.

گاهی جواب مؤدبانه ی «نه» که در ابتدا می دهید، میتواند اعتبار شما را حفظ کند. کارکنان باید مسئولیت هایی که در حیطه ی تخصص و زمینه ی خود هستند را برعهده بگیرند. این روش علاوه بر تمرکز شما بر روی کار اصلی، باعث ایجاد احترام بیشتر به شما در محل کار میشود و در نهایت کارها به موقع پایان می یابد.

درباره مدیریت زمان، مقاله دیگری از همین نویسنده را بخوانید:

منابع:

• مدیریت زمان(از مجموعه کتابخانه ۱۲ جلدی موفقیت)،برایان تریسی؛ ترجمه ژان بقوسیان و بنفشه عطرسائی.
•   مدیریت زمان ، انجام بیشترین کار در کمترین زمان ممکن، برایان تریسی؛ ترجمه یلدا بلارک.
• مدیریت زمان (تمام برندگان در زندگی خود از زمان به خوبی استفاده می کنند)، برایان تریسی؛ ترجمه امیراحسان رضایی.
• ساکت شو و انجامش بده، ۷ گام موفقیت؛ برایان تریسی؛ ترجمه امیراحسان رضایی.

• مدیریت زمان مورچه ای، برایان تریسی؛ ترجمه مهرنوش خرّم و محمد مهدی دهقان، نشر تهران.
• همبستگی بین استرس و مدیریت زمان؛ مریم نعمتی و محمدصادق پارسایی؛ مجله دانشگاه علوم پزشکی مازندران، ۱۳۸۸٫
• بررسی وضعیت مدیریت زمان و تاثیر آن بر بهبود بهره وری کارکنان با تاکید بر متغیر میانجی کاهش استرس شغلی کارکنان مدارس ابتدایی دخترانه شهرستان ارومیه؛ سمیرا مهدی یان و فرهاد نژادایرانی، ماهنامه پیشرفت های نوین در روانشناسی، علوم تربیتی و آموزش و پرورش، ۱۳۹۷.